Notulen dan Notulensi

Notulen dan notulensi

Kolom Fatamorgana Bahasa Indonesia (FBI) edisi ini, mengulas salah satu pertanyaan yang disampaikan kepada kami. Pertanyaannya, “Manakah bentuk yang benar, “Notulen Rapat atau Notulensi Rapat?” Pertanyaan seperti ini secara tidak langsung menginformasikan kepada kita yang membaca ulasaan ini, bahwa dua bentuk itu sering ditemukan—bahkan mungkin bersaing—dalam praktik berbahasa baik bahasa tulis maupun bahasa lisan. Pertanyaan yang diajukan ini mengharapkan adanya kepastian tentang bentuk yang benar.

Untuk menjawab persoalan ini, kita harus menurut asal-usul dua kata tersebut. Kata “notulen” sesungguhnya yang muncul kemudian dan berasal dari bahasa Belanda yang berasal dari kata notula dalam bahasa Latin. Notulen merujuk pada catatan resmi lengkap bertalian kegiatan rapat atau pertemuan. Notulen mencakup seluruh rangkaian kegiatan rapat, termasuk daftar hadir, agenda rapat, uraian singkat dari setiap pembicaraan atau presentasi, keputusan yang diambil, serta tindak lanjut yang harus dilakukan. Notulen biasanya disusun dengan lebih rinci dan formal dibandingkan dengan notula.

Kata “notula” yang kemudian dipadankan dengan kata “notulen ini, sesungguhnya berasal dari bahasa Latin “notulae” yang berarti catatan kecil atau memo singkat. Notula pada umumnya,  merujuk pada catatan-catatan ringkas atau poin-poin utama yang diambil selama rapat atau pertemuan. Notula biasanya berisi informasi yang penting atau pokok-pokok pembahasan yang disampaikan dalam format yang singkat dan jelas.

Bertolak dari apa yang diuraikan berkaitan dengan makna untuk kedua kata ini, terlihatlah perbedaannya bagi kita. Perbedaan keduanya dapat dilihat berdasarkan  tujuan, ruang lingkup, dan rincian informasi yang disampaikan dalam masing-masing kata tersebut.

Notula adalah catatan singkat atau memo yang mencatat hal-hal penting atau pokok-pokok pembahasan dalam rapat atau pertemuan. Tujuan utama pembuatan notula untuk menyajikan informasi yang relevan dan penting secara ringkas dan jelas. Notula memberikan gambaran umum tentang apa yang dibahas dan keputusan utama yang diambil selama rapat. Notula biasanya tidak mencakup seluruh detail atau transkripsi lengkap dari setiap pembicaraan atau presentasi yang dilakukan dalam rapat.Notula ditulis dalam format yang singkat dan mudah dipahami, seringkali berupa poin-poin utama atau catatan bulat.

Selanjutnya  notulen adalah catatan resmi atau lengkap dari sebuah rapat atau pertemuan yang mencakup seluruh rangkaian kegiatan dan pembicaraan.Tujuan notulen adalah untuk menyediakan dokumen resmi yang mendetail dan akurat mengenai apa yang terjadi dalam rapat. Ini mencakup daftar hadir, agenda, uraian lengkap dari setiap presentasi atau pembicaraan, keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang harus dilakukan. Notulen mencakup semua aspek rapat secara menyeluruh, mulai dari awal hingga akhir, dan mencatat dengan rinci semua pembicaraan yang relevan serta keputusan yang dihasilkan. Notulen ditulis dalam format yang lebih formal dan terstruktur, umumnya mengikuti urutan waktu atau berdasarkan topik-topik yang dijadwalkan dalam agenda rapat.

Jika “notula” dan notulen ini dibandingkan secara singkat maka notula itu catatan singkat dan pokok dari rapat, sementara notulen adalah dokumen lengkap dan resmi yang mencakup semua aspek dan detail dari rapat;  notula memberikan gambaran umum, sementara notulen memberikan informasi yang komprehensif; notula dapat digunakan untuk komunikasi informal atau untuk informasi singkat, sedangkan notulen termasuk dokumen penting dalam urusan resmi resmi dan dapat dipakai sebagai referensi.

Kembali pada pokok persoalan, berkaitan dengan pemakaian kata notulen dan notulensi. Kata notulen sudah diuraikan dalam pertautannya dengan kata notula dan kita memahami makna keduanya setelah membandingkan deskripsi yang sekaligus membedakan keduanya. Persoalan kita justru berkaitan dengan kata notulensi.

Perunutan kami untuk kata notulensi pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), terbukti tidak menemukan kata tersebut. Kata “notulensi” tidak ditemukan dalam entri  khusus dalam KBBI. Kata notulensi ini dikenal dan digunakan secara luas dalam praktik administrasi atau manajemen, khususnya dalam konteks pembuatan catatan resmi atau lengkap untuk  pertemuan. Jadi, kata “notulensi” tidak ditemukan sebagai kata yang terdaftar dalam KBBI, meskipun dalam kenyataanya dipakai Notulensi sesungguhnya mengacu pada proses atau hasil pembuatan notulen, penulisan catatan resmi atau tentang sebuah rapat atau pertemuan.

Salah satu kata yang selalu dikaitkan dengan kata notula dan notulen adalah kata notulis. Notulis merujuk pada orang yang bertanggung jawab membuat catatan atau notula atau notulen  selama pertemuan, sidang, rapat berlangsung. Tugas pokok seorang notulis adalah mencatat secara cermat semua yang dibahas dalam rapat, termasuk keputusan yang diambil, diskusi yang terjadi, dan memastikan bahwa catatan-catatan ini tersusun dengan baik untuk kemudian disusun menjadi notulen jika diperlukan. Untuk itulah seorang notulis harus memiliki kemampuan menangkap informasi secara cepat dan akurat, serta membuat catatan menjadi format yang sesuai dengan kebutuhan rapat atau pertemuan.

Dari persoalan yang ditanyakan dan uraian sebagai jawabannya kita temukan bahwa dalam setiap pertemuan, sidang, rapat penting dibutuhkan seorang yang mencatat secara cermat keseluruhan dinamika yang terjadi dalam rapat. Orang itu kita manakan notulis. Hasil rekaman terhadap semua dinamika dalam rapat menghasilkan notula dan notulen. Notula itu rekaman dinamika rapat atau pertemuan yang ringkas sedangkan notulen rekaman dinamika rapat yang sifatnya lengkap. Lalu Notulensi? Ya, notulensi itu dapat dimaknai sebagai keseluruhan proses atau dinamika yang dilakukan seorang notulis untuk menghasilkan baik notula yang ringkas maupun notulen yang lengkap dan utuh. Untuk memudahkan kita memahami kata notulis, notula, notulen, dan notulensi ini, cermati saja penggunaan kata-kata tersebut dalam kalimat (a) s.d. (d) berikut,

a. Dalam sidang senat dosen, Desta bertindak sebagai “notulis” karena itu menulis cepat.

b. Sidang senat bulan Mei telah merumuskan beberapa hal pokok dan terbaca pada “notula” yang dibagikan kepada semua anggota senat.

c. Rapat bersama pembina Yaspar  membahas berbagai hal dan semuanya terdokumentasi dalam “notulen” rapat.

d.“Notulensi” rapat penting membutuhkan notulis yang cermat dan dukungan para peserta yang terlibat.